Informace o zpracování osobních údajů pro smluvní partnery

Tato informace o zpracování osobních údajů je určena smluvním partnerům a zaměstnancům, zástupcům a jiným spolupracujícím osobám smluvních partnerů společnosti Sweco a.s., jejichž osobní údaje Sweco a.s. v rámci uzavírání smluvních vztahů zpracovává. Jedná se o osobní údaje smluvních partnerů – fyzických osob a osobní údaje zaměstnanců, zástupců, vlastníků a jiných spolupracujících osob smluvních partnerů (dále jen „kontaktní osoba“ nebo „kontaktní osoby“), které smluvní partneři uvedou ve smlouvách uzavíraných se společností Sweco a.s. nebo je jinak označí za kontaktní osoby nebo které jsou dostupné z veřejných zdrojů.

 

1. Správce osobních údajů, subjekt osobních údajů

Správcem osobních údajů je společnost Sweco a.s., se sídlem Táborská 31, 140 16 Praha 4, IČ: 26475081 (dále jen „my“ nebo „společnost).

Subjektem osobních údajů je přímo smluvní partner naší společnosti a/nebo kontaktní osoba smluvního partnera.

 

2. Zpracovávané osobní údaje, účel a právní základ zpracování osobních údajů

Jste-li naším smluvním partnerem, tedy dodavatelem nebo objednatelem, pak o Vás zpracováváme pouze nezbytné identifikační údaje (jméno, příjmení, v případě právnických osob obchodní firma, IČO, DIČ, adresa sídla, číslo účtu, zápis ve veřejném rejstříku a statutární orgán v případě právnických osob), dále kontaktní údaje (e-mailová adresa, telefonní číslo), pokud jsou ve smlouvě uváděny, a případné další osobní údaje obsažené ve smlouvě. U kontaktních osob smluvních partnerů zpracováváme nezbytné identifikační údaje (jméno, příjmení, pracovní nebo obdobná pozice) a kontaktní údaje (zejména e-mailová adresa, telefonní číslo), pokud jsou ve smlouvě uváděny, a případné další osobní údaje obsažené ve smlouvě.

Před uzavřením smluvního vztahu s právnickou osobou probíhá na naší straně tzv. screening obchodního partnera, jehož cílem je ověřit, že se obchodní partner nebo některá z osob v jeho vlastnické a organizační struktuře (zejména jeho skutečný majitel) nenachází na sankčním seznamu. Za tímto účelem prověřujeme zejména člena statutárního orgánu a vlastníky společnosti, a to nejen přímo obchodního partnera, ale celé vlastnické struktury až po skutečného majitele. Při screeningu obchodního partnera dochází ke zpracování osobních údajů členů statutárních orgánů a jednotlivých vlastníků v rámci celé vlastnické struktury, zpravidla v rozsahu jméno, příjmení, adresa, datum narození za účelem ověření možnosti uzavřít smlouvu v souladu s platnými interními předpisy skupiny Sweco.

Pokud pro nás na základě smlouvy zpracováváte projektovou dokumentaci nebo její část, uvádíme jméno a příjmení fyzických osob, které se na zpracování projektové dokumentace podílely v této dokumentaci.

Dochází-li se smluvním partnerem ke komunikaci prostřednictvím poštovních zásilek, pak zpracováváme osobní údaje v rámci evidenci příchozí a odchozí pošty, a to za účelem možnosti dohledat zásilku. V této evidenci zpracováváme jméno, příjmení a adresu smluvního partnera – fyzické osoby, popř. jméno, příjmení a pracovní pozici kontaktní osoby smluvního partnera. Dále je zpracováváno IČO a DIČ.

Dochází-li k vymáhání nároků ze smlouvy, může v této souvislosti též docházet ke zpracování identifikačních, adresných, kontaktních a popisných osobních údajů smluvních partnerů – fyzických osob, popř. i osobních údajů kontaktních osob. Nelze vyloučit, že v konkrétním případě jsou v rámci vymáhání právních nároků zpracovávány i osobní údaje, které může subjekt údajů považovat za citlivé.

V případě smluvního partnera – fyzické osoby se jedná o zpracování nezbytné pro plnění smlouvy, případně pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy. Osobní údaje kontaktních osob smluvních stran zpracováváme na základě našeho oprávněného zájmu spočívajícího v právu uzavřít, efektivně plnit, evidovat smluvní vztahy a údaje ve smlouvách obsažené, popř. vymáhat nároky z uzavřené smlouvy. Osobní údaje jsou v obou případech zpracovávány výhradně pro účely uzavření a plnění smlouvy. Poskytnutí osobních údajů je v případě smluvních partnerů – právnických osob nezbytné pro uzavření a plnění smlouvy, v případě osobních údajů kontaktních osob, je jejich poskytnutí žádoucí za účelem zefektivnění komunikace smluvních stran, popř. pro určení oprávnění dané osoby. Jde-li o osobní údaje zpracovávané za účelem screeningu obchodního partnera je jejich získání, popř. poskytnutí nutné pro uzavření smlouvy a v případě osobních údajů uváděných v projektové dokumentaci je toto zpracování nezbytné pro plnění smlouvy.

V případě osobních údajů kontaktních osob smluvních stran získáváme osobní údaje od našeho smluvního partnera, popř. z veřejného rejstříku.

 

3. Předávání osobních údajů

Vaše osobní údaje zpracováváme v převážné většině pouze interně, v rámci naší společnosti, nejedná-li se o výjimku, kdy jsme povinni předat Vaše osobní údaje na základě právního předpisu (např. orgánům státní správy). Vaše osobní údaje mohou být předány poskytovatelům právních služeb, daňovým poradcům a auditorům, popř. inkasním agenturám v souvislosti s posouzením nebo kontrolou smlouvy nebo její části nebo vymáháním nároku z této smlouvy. Při odeslání zásilky předáváme kontaktní údaje poskytovali poštovních služeb. V některých případech, zejména v případech, kdy je to nutné pro koordinaci prací, mohou být osobní údaje předány našim dalším smluvním partnerům. Osobní údaje osob zpracovávajících projektovou dokumentaci jsou předávány spolu s projektovou dokumentací našim objednatelům. Dále může dojít k předání Vašich osobních údajů v případech, kdy využíváme externí dodavatele pro zajištění našich informačních systémů. V takových případech jsou tito externí dodavatelé v pozici zpracovatelů osobních údajů a osobní údaje zpracovávají na základě písemně uzavřené smlouvy o zpracování osobních údajů, ve které garantují dostatečná bezpečnostní opatření při nakládání s osobními údaji. Osobní údaje nepředáváme do třetích zemí ani mezinárodním organizacím.

 

4. Forma a doba zpracování osobních údajů

Osobní údaje našich smluvních partnerů a jejich kontaktních osob zpracováváme v elektronické i tištěné formě, a to po dobu účinnosti uzavřené smlouvy a následně po dobu trvání případné reklamační doby a doby promlčení našich a vašich případných nároků ze smlouvy vyplývajících, popř. po dobu trvání řízení o takovém nároku. V případech, kdy nám právní předpis či příslušná smlouva ukládá povinnost archivovat smlouvu a dokumenty s ní související po dobu stanovenou právním předpisem nebo smlouvou, uchováváme smlouvu po tuto dobu.

Evidenci příchozí a odchozí pošty vedeme v listinné i elektronické podobě a záznam ukládáme po dobu maximálně 4 let od prvého dne kalendářního roku následujícího po roce, v němž byl záznam vytvořen.

Osobní údaje zpracovávané v rámci projektové dokumentace a v rámci autorizačního razítka na vyhotovené projektové dokumentaci uchováváme po dobu nezbytně nutnou, nejdéle však po dobu trvání odpovědnosti projektanta za projekt.

Po uplynutí doby zpracování budou Vaše osobní údaje vymazány nebo nenávratně anonymizovány.

K automatizovanému rozhodování v rámci zpracování Vašich osobních údajů nedochází.

 

5. Práva subjektů osobních údajů

V souvislosti se zpracováním osobních údajů máte jako subjekt údajů podle podmínek stanovených obecným nařízením o ochraně osobních údajů (nařízení EP a Rady (EU) 2016/679) (dále jen „GDPR“) právo od nás, jakožto správce osobních údajů, požadovat přístup k Vašim osobním údajům, jejich opravu, výmaz nebo omezení jejich zpracování. Máte právo na přenositelnost osobních údajů. Máte také právo podat stížnost u dozorového úřadu.

Jestliže jsou Vaše osobní údaje zpracovávány na základě našeho oprávněného zájmu (kontaktní osoby právnických osob), máte právo kdykoliv vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů. Vznesete-li námitku proti zpracování osobních údajů, Vaše osobní údaje společnost v rozsahu vznesené námitky dále nezpracovává, ledaže prokáže závažné oprávněné důvody pro jejich zpracování převažující nad Vašimi zájmy nebo právy a svobodami, nebo pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.

 

6. Pověřenec pro ochranu osobních údajů, kontaktní údaje

Správce ustanovil osobou odpovědnou za ochranu osobních údajů Ing. Nikolu Gorelovou (e-mail: SM_CZ_osobni_udaje@sweco.cz).

Ve všech záležitostech, které se týkající zpracování Vašich osobních údajů, se můžete obracet na osobu odpovědnou za ochranu osobních údajů poštou či osobně na naši adresu sídla nebo na e-mail SM_CZ_osobni_udaje@sweco.cz.